WooCommerce bookings: Hoe werkt deze plugin?

WooCommerce Bookings is een plugin voor het populaire webshop platform voor WordPress. Zie ook WordPress webshop maken met WooCommerce indien je nog geen webshop hebt gemaakt.

Met de WooCommerce Bookings plugin krijg je de mogelijkheid om boekbare producten aanbieden, waarbij klanten de mogelijkheid hebben om datums te kiezen, tijdvakken te reserveren en zelfs personeel te selecteren, afhankelijk van jouw instellingen.

Stel bijvoorbeeld dat je lessen wil verkopen van 60 minuten. Je kunt dan een vaste tijdsloten maken waar je klanten uit kunnen kiezen. Een andere optie is bijvoorbeeld een hotel reservering. Je kunt klanten dan de mogelijkheid geven om zelf datums uit te kiezen in plaats van dat je vaste mogelijkheden hebt zoals in het voorbeeld hiervoor.

Je kunt het verder zo specifiek mogelijk maken als je zelf zou willen. Zo kan er per dag, uur of zelfs minuten geboekt worden en natuurlijk is het ook mogelijk om voor één persoon te boeken of voor meerdere personen.

Hoe werkt de plugin WooCommerce Bookings?

De WooCommerce bookings plugin heeft ontzettend veel verschillende mogelijkheden. Ik zal hieronder mijn best doen om je zoveel mogelijk te vertellen over hoe de plugin werkt en wat de instelmogelijkheden zijn. Weet echter dat er nog veel meer mogelijk is dan ik vertel. Ik ga er verder vanuit de je de WooCommerce bookings plugin al op je website hebt geïnstalleerd en natuurlijk ook WooCommerce zelf. Geen idee hoe je een plugin kan installeren? Bekijk het artikel WordPress plugin installeren.

Boekbaar product maken in WooCommerce

Om op je WordPress webshop afspraken, reserveringen of verhuurbare producten mogelijk te maken, zal je een boekbaar product moeten maken.

Je kunt via Boeking > Product toevoegen een nieuw boekbaar product maken. Ook kan dit natuurlijk altijd via de normale manier die je gewend bent via Producten → Nieuwe toevoegen. Wanneer je via Boekingen → Product toevoegen gaat krijg je direct de mogelijkheid om uit een sjabloon (template) te kiezen of je kunt blanco beginnen.

Het is vaak handig dat de basis al goed ingesteld staat, dit scheelt tenslotte weer wat instellen voor jezelf. Bekijk dus of er een template lijkt op wat je van plan bent en selecteer dit sjabloon. Je kunt overigens ook puur kijken naar de functies die gebruikt worden. De opties zijn:

Bijles (tutoring) – ook te gebruiken voor afspraken of jezelf laten inhuren per x minuten
Toeristische activiteit (Tourist Activity)
Spullen verhuren (Equipment Rental)
Kapper (Hair Salon)
Boot cruise (Boat Cruise)
Kamer verhuur (Room Rental)

Zie je er niks vergelijkbaars bijstaan, dan scrol je nog iets verder naar beneden en kun je volledig blanco beginnen.

In dit artikel gaan we het sjabloon Hair Salon gebruiken als de basis, maar ik leg je uiteraard alle instellingen uit, zodat je ook de andere opties zou kunnen instellen. De reden dat ik dit sjabloon gebruik is om je direct goed een aantal opties te laten zien, namelijk:

Meerdere stylisten (resources)
Eigen aanbod en werkschema (resources availability)
Allemaal binnen de openingstijden van de salon (global availability)

Wanneer je op een sjabloonoptie klikt krijg je een klein voorbeeld te zien hoe de productpagina eruit kan komen te zien en welke functionaliteiten van WooCommerce Bookings gebruikt worden.

Klik op de knop Sjabloon gebruiken als je een geschikt sjabloon hebt gevonden. Je zal nu op een pagina uitkomen waar je het product kunt gaan bewerken. Dit werkt vrijwel hetzelfde als hoe je een normaal WooCommerce product kunt toevoegen, het enige verschil zit hem in de productgegevens box, dus daar focussen we dan ook op in dit artikel.

Boekbaar product instellen in WooCommerce

Het enige verschil zit hem dus in de productgegevens box, dus laten we naar de instellingen kijken die je bij een boekbaar product krijgt. Wanneer je uit het niks een boekbaar product wilt maken zal je bovenaan in ieder geval voor boekbaar product moeten kiezen. Verder zie je ook virtueel, heeft personen en heeft hulpmiddelen staan.

Virtueel is als je het product niet hoeft te verzenden, je schakelt hiermee de verzendkosten uit.

Heeft personen geeft je de mogelijkheid om aan te geven voor hoeveel personen minimaal of maximaal geboekt kan worden en je kunt verschillende prijzen voor volwassenen en kinderen maken.

Heeft hulpmiddelen zorgt ervoor dat je de klant de mogelijkheid geeft om te kiezen tussen in dit geval verschillende kapsters, maar het kan bijvoorbeeld ook zijn voor verschillende ticket of verschillende kamer types.

Algemene instellingen

Laten we nu naar de instellingen van het algemene tabblad gaan.

Boeking duur: Je kunt hier aangeven hoelang er geboekt kan worden. In dit geval staat er vaste blokken van 1 uur, wat bij een kapper handig kan zijn. Wil je iets verhuren, dan kun je voor de optie ‘door klant gedefinieerde blokken van’ kiezen en blokken van 1 dag maken.

Kalender weergave modus: Je hebt hier twee opties. ‘Kalender altijd zichtbaar’ en ‘Kalender zichtbaar bij klik’. Kies wat je zelf prettiger vindt om te gebruiken op de website. Kalender zichtbaar bij klik zal de pagina iets sneller maken.

Bevestiging benodigd? Wil je eerst boekingen goedkeuren, dan kun je deze optie aanvinken. De betaling kan pas gedaan worden nadat je de boeking hebt goedgekeurd.

Kan geannuleerd worden? Wil je klanten de mogelijkheid geven om een boeking te annuleren, dan kun je dit aanvinken en vervolgens aangeven hoever van te voren de boeking uiterlijk geannuleerd kan worden. Terugbetalingen zal je nog wel zelf moeten doen en gaat niet automatisch.

Hulpmiddelen

Hulpmiddelen geven je opties om klanten te laten kiezen tussen verschillende dingen. Denk aan door wie de klant geknipt wil worden, wat voor type kamer geboekt wordt of wat voor type ticket de klant wil. Je snapt het idee wel, dus laten we naar de instellingen gaan.

Label: Bij label kun je aangeven wat voor tekst je boven de hulpmiddelen wil hebben staan. In dit voorbeeld kun je een kapper/kapster kiezen, dus kun je een label als ‘Door wie wil je geknipt worden?’ invoeren.

Hulpmiddelen zijn: Hier kun je aangeven of de klant mag kiezen tussen de beschikbare hulpmiddelen (in dit geval kappers) of dat er automatisch een hulpmiddel wordt toegewezen.

Hulpmiddelen: Onder het kopje hulpmiddelen kun je jouw hulpmiddelen toevoegen. Heb je al hulpmiddelen gemaakt, dan kun je op Nieuw hulpmiddel klikken en dan zal je in het dropdown menu jouw hulpmiddelen zien. Selecteer een hulpmiddel die je wil gebruiken en klik op ‘Voeg toe/verbind hulpmiddel’.

Heb je nog niet eerder een hulpmiddel aangemaakt? Klik dan direct op ‘voeg toe/verbind hulpmiddel’. Je kunt nu een naam invoeren en vervolgens de basis kosten en kosten per blok. In dit voorbeeld kost een knipbeurt 35 euro (basis kosten) en kost het reserveren (kosten per blok) niks. In een ander geval kun je de basis kosten zien als geheel van een totale boeking, bijvoorbeeld voor de administratiekosten. Bij de blok kosten kun je dan de kosten aangeven die je per tijdsblok wilt ontvangen.

Extra aanpassingen doen aan hulpmiddelen

Je kunt trouwens nog een aantal dingen aanpassen bij de hulpmiddelen, maar niet direct via de bewerkpagina voor producten. Hiervoor moeten we naar Boekingen → Hulpmiddelen. Klik vervolgens op een hulpmiddel om aan te passen. Je zal dan het volgende scherm te zien krijgen.

Beschikbare hoeveelheid: Hier kun je aangeven hoe vaak dit hulpmiddel beschikbaar mag zijn om te boeken bij een product. In mijn voorbeeld zal dit eenmalig zijn, maar wanneer je producten verhuurt of bepaalde type kamers wil verhuren, dan kan het natuurlijk zijn dat je er meer beschikbaar hebt en het dus vaker dezelfde periode geboekt kan worden. Pas dit dus naar wens aan.

Reeks type: Wil je aangeven welke periode een hulpmiddel niet boekbaar is (of juist wel), dan kun je dit bij reeks type aangeven. Het wijst zich eigenlijk wel vanzelf, vul de periode in wanneer iets wel of niet beschikbaar is.

Beschikbaarheid

Bij de beschikbaarheid instellingen krijg je zoals je wel kunt raden de volledige controle over de beschikbaarheid van het product dat je aanmaakt.

Maximaal aantal boekingen per blok: Dit is in mijn geval niet van toepassing omdat er hulpmiddelen worden gebruikt. Gebruik je geen hulpmiddelen, dan kun je hier aangeven hoe vaak het product per tijdsblok dat je hebt ingesteld bij ‘boeking duur’ geboekt kan worden.

Minimum aantal boekbare blokken: Je kunt hier aangeven tot hoelang van tevoren uiterlijk geboekt kan worden. Stel je wil minimaal 2 uur van tevoren weten dat er een klant komt om geknipt te worden, dan kun je hier instellen 2 uur instellen. Een klant kan dan tot 08:00 voor 10:00 een afspraak maken. Om 09:00 is dit niet meer mogelijk en is 11:00 de eerstvolgende mogelijkheid.

Maximum blok boekbaar: Tot hoever vooruit kan een klant een afspraak maken? Standaard staat het ingesteld op 1 jaar, maar je kunt dit naar wens instellen.

Verplicht een bufferperiode van: Wil je pauze hebben tussen reserveringen? Je kunt hier aangeven hoeveel uur er tussen een reservering moet zitten.

Buffers voor- en achteraf? De tekst zegt het eigenlijk al. Wil je de bufferperiode bij een reservering zowel voor als achteraf hanteren? Standaard is het altijd achteraf.

Alle data zijn: Onbeschikbaar of beschikbaar. Dit zal de standaard zijn bij de Reeks type die je verderop bij de instellingen kunt instellen.

Controleer regels met: Alle blokken die geboekt worden of enkel het start blok. Wanneer alle blokken gecontroleerd worden en 1 blok telt als 1 dag en iemand wil voor 5 dagen boeken, dan wordt gekeken of voor alle 5 de dagen 1 blok beschikbaar is. Kijk je enkel naar het start blok, dan kijk je alleen naar dag 1 van 5 en als die beschikbaar is kunnen de overige dagen automatisch ook. Kies wat voor jou van toepassing is.

Eerste blok start op: Hier kun je een standaard tijd aangeven wanneer het eerste blok van een dag start. Dit is echter niet nodig om in te vullen als je bij reeks type dagen en tijden aangeeft.

Kiesbare dagen beperken? Is het in het weekend niet mogelijk om een afspraak te maken? Zet hier dan een vinkje en selecteer welke dagen in de week je niet wil tonen in de agenda als mogelijkheden.

Reeks type: Hier kun je aangeven wanneer in mijn voorbeeld de kapperszaak geopend is en vanaf hoe laat en tot hoe laat er een reservering gedaan kan worden. Per hulpmiddel (kapper) kun je dit uiteraard ook nog individueel instellen.

Kosten

Wanneer je geen hulpmiddelen gebruikt kun je de kosten van het product instellen bij het tabblad Kosten.

Basis kosten: Dit zijn eenmalige kosten voor de gehele boeking. Dit kunnen bijvoorbeeld administratiekosten zijn of bij een kapper kun je hier de prijs per knipbeurt aangeven.

Blok kosten: Wil je iets verhuren, dan kun je hier invoeren hoeveel geld het kost per tijdsblok. Bijvoorbeeld 100 euro per dag als je een tijdsblok hebt van 1 dag.

Toon kosten: Hier kun je het bedrag invoeren dat op de frontend van de website op de productpagina getoond wordt. Wil je alles laten berekenen tijdens de boeking, dan hoef je hier niks in te vullen.

Reeks kosten: Hier kun je een tijdsreeks maken en invullen of er dan toevallig andere kosten zijn. Zo kan het zijn dat je tijdens drukke periodes de prijs wil verhogen en tijdens rustige periodes de prijs lager wilt hebben staan.

Personen

Min. personen: Hier kun je aangeven hoeveel personen minimaal moeten deelnemen bij een boeking.

Max. personen: Hier kun je maximale aantal personen per boeking aangeven.

Vermenigvuldig alle kosten per aantal personen: Je kunt deze optie aanvinken als je de kosten wil vermenigvuldigen met het aantal personen waarvoor een boeking gedaan wordt. Blijven de kosten hetzelfde ongeacht het aantal personen, dan hoef je dit niet aan te vinken.

Tel personen als boekingen: Plaats hier een vinkje als je ieder persoon als een reservering wil tellen in een tijdsblok. Op deze manier telt het blok de personen die komen, zodat er niet opeens teveel personen kunnen boeken.

Zet persoon types aan: Wil je verschillende prijzen voor persoon types gebruiken, bijvoorbeeld voor volwassenen en kinderen, dan kun je hier een vinkje plaatsen. Vervolgens krijg je onderstaand scherm te zien.

Het is hier een kwestie van de basis kosten en kosten per blok invullen, eventueel een omschrijving en een minimale en maximale aantal personen.

Exporteer boekbaar product

Heb je een keer problemen met een boekbaar product en heb je hulp nodig van de makers? Je kunt dan bij het tabblad export op de knop Exporteren klikken om een zip-bestand te downloaden van je boekbare product. De klantenservice kan je dan beter helpen met je vragen.

Hoe ziet een boekbaar product eruit voor de klant?

Wellicht ben je ook benieuwd hoe een product er op de voorkant van de website eruit kan komen te zien voor de klant. Uiteraard is de opmaak afhankelijk van het thema waar je gebruik van maakt, maar het kan er ongeveer als volgt uitzien:

Wat mij betreft duidelijk genoeg voor je klanten en ook eenvoudig in te vullen.

WooCommerce Bookings koppelen aan Google Calendar

Wil je de boekingen die binnen komen via WooCommerce bookings koppelen aan je Google Calendar? Hier is gelukkig gewoon een integratie voor met deze plugin. Je kunt hiervoor naar Boekingen → Instellingen → Koppeling agenda gaan.

Er zijn twee manieren om WooCommerce bookings te koppelen aan Google Calendar. De eenvoudigste optie is door op de knop Connect met Google te klikken. Vervolgens kun je via WooCommerce.com de connectie maken met Google en de kalender koppelen. Het is slechts een paar klikjes werk.

De andere optie is om je Google Calendar API te bekijken en je Client-ID en Client Secret in te vullen.

WooCommerce Bookings addons

Soms wil je nog wat extra opties aan je boekbare product toevoegen die een klant kan selecteren en waar ook betaald voor moet worden. Wanneer je bijvoorbeeld fietsen wil verhuren en extra opties als een helm, GPS of iets anders wil aanbieden, dan is het handig voor je klanten om dit direct te kunnen selecteren.

Standaard kan je dit alleen niet toevoegen aan WooCommerce Bookings, maar met behulp van de Product Add-ons plugin die een goede integratie met WooCommerce Bookings heeft kun je dit gelukkig wel realiseren.

WooCommerce Bookings en Elementor voor een mooi design

Wil je helemaal los gaan als het om het design van jouw WooCommerce bookings producten gaat? Met behulp van Elementor Connector kun je de boekingskalender volledig aanpassen naar de stijl van de rest van je website. Deze plugin werkt overigens ook heel goed samen met allerlei andere WooCommerce plugins, dus bekijk zeker de opties even. Wel zal je Elementor Pro nodig hebben om de productpagina template aan te passen. Zie ook het artikel Elementor Pro kopen: Is het de moeite.

Maar laten we terug gaan naar het WooCommerce Bookings gedeelte van deze plugin. Je krijgt een boekingsformulier widget in Elementor, zodat je alles volledig naar wens kan instellen.

Zo heb je onder andere invloed op de kleuren, teksten, knoppen en nog een aantal dingen meer.

Variabel product maken met WooCommerce bookings mogelijk?

Helaas is het op dit moment niet mogelijk om een variabel boekbaar product te maken met WooCommerce bookings. Vaak kun je met de hulpmiddelen gelukkig wel een heel eind komen.

Mocht je toch graag de mogelijkheid willen om een variabel boekbaar product te maken, deze feature is in het verleden al weleens aangevraagd. Wat je kunt doen is op deze functionaliteit stemmen, zodat het hopelijk in de toekomst ook daadwerkelijk in WooCommerce bookings terecht komt. Zie hier de WooCommerce bookings variable product feature request waar je op kunt stemmen.