Inloggen:

WooCommerce facturen maken

WooCommerce facturen maken

Facturen maken in WooCommerce is helaas niet mogelijk met behulp van een standaardfunctionaliteit.

Met een webshop moet je alleen wel zorgen dat je voor alle bestellingen een factuur maakt. Het is dus noodzakelijk om een manier te zoeken om goede facturen te maken.

Voor WordPress zijn er gelukkig altijd plugins te vinden die je kunnen helpen om te bereiken wat je zou willen. Voor het automatisch maken en verzenden van PDF facturen in WooCommerce is dit ook het geval.

Uiteraard is het ook mogelijk dat je een extern factureringsprogramma gebruikt. Dit zou ik ook zeker doen als je hier al gebruik van maakt. Mocht je echter op zoek zijn naar een oplossing in de vorm van een plugin, dan laat ik je in dit artikel een WooCommerce factuur plugin zien.

Wat moet een WooCommerce factuur plugin kunnen?

Voordat we een plugin uitzoeken moet je eigenlijk bekijken voor jezelf wat de plugin allemaal op de factuur moet kunnen zetten. Bespreek dit ook met je eigen boekhouder of accountant. Hij of zij kan je hier goed advies in geven.

Een aantal onderdelen die altijd op een factuur horen te staan zijn alle klantgegevens, een uniek factuurnummer, de datum van de factuur, het BTW percentage, en nog een aantal dingen meer.

WooCommerce PDF facturen maken

Om PDF facturen te maken in WooCommerce zal je een extra plugin moeten installeren. Er zijn diverse plugins te vinden die dit kunnen, maar het probleem zit hem vaak in de mogelijkheden. Zo ontbreekt er bijna altijd wel iets en kun je bijvoorbeeld in de problemen komen wanneer je verschillende BTW-tarieven hanteert.

De plugin die ik je op eigen ervaring kan aanbevelen is “WooCommerce PDF Invoices“. Het is een betaalde plugin die goed overweg kan wanneer je meerdere BTW-tarieven hanteert en bevat eigenlijk zo goed als alle mogelijkheden die je nodig hebt.

Zo kun je met WooCommerce PDF Invoices onder andere:

  • Voorlopige facturen maken en reguliere facturen;
  • Gegevens van je bedrijf en klanten op de factuur zetten;
  • Aangeven wat voor factuurnummers je wilt hebben;
  • BTW in losse rijen weergeven;
  • Facturen automatisch per mail mee verzenden;
  • Alle facturen die gemaakt zijn downloaden;
  • en nog heel veel meer.

Controleer voor de zekerheid altijd ook zelf of de plugin voldoet voordat je de plugin aanschaft. Er is een demo beschikbaar waarin je alles kunt bekijken.

Hoe werkt WooCommerce PDF Invoices

Automatisch. Oke, dit is niet het antwoord waarop je zit te wachten, maar zo is het wel. Het is een kwestie van alles eenmalig goed instellen en voor de rest doet de plugin al het werk.

In onderstaande video laat ik je de instellingen van de plugin zien. Let op dat je het altijd instelt zoals het goed is voor jouw boekhouding.

Abonneer je op mijn YouTube kanaal

Ik hoop dat je met behulp van deze video een idee hebt gekregen wat er allemaal mogelijk is met deze plugin. Wil jij ook graag facturen maken in WooCommerce met deze plugin? WooCommerce PDF Invoice is hier te vinden.

WordPress Hulp Nodig? Join Het WP Lab

Het WordPress Lab MockupHeb je vragen aan de hand van dit artikel of wil je verder op weg geholpen worden met je website?

Sluit je aan bij Het WordPress lab, een community voor WordPress-liefhebbers waarin ik antwoord geef op jouw WordPress vragen en je toegang krijgt tot al mijn WordPress cursussen.

51 reacties

  1. Hi!
    Sinds een aantal dagen gebruik ik deze plugin om mijn facturen te maken. De eerste dagen zonder problemen, maar sinds gisteren lijkt er geen data doorgestuurd te worden naar de factuur waardoor ik dus een lege factuur gedownload krijg. Enig idee waar ik aan zou moeten sleutelen om de gegevens weer te laten verwerken op de factuur? De klant heeft ten slotte niets aan een leeg document…

    1. Dat durf ik vanaf hier helaas niet te zeggen. De vraag is wat er gebeurd/gedaan is tussen de laatste factuur die het wel deed en de factuur die het niet meer deed.

  2. Interessant allemaal!
    Is er echter ook een mogelijkheid dat WooCommerce geen factuur stuurt? Kan ik dat instellen?
    Ik heb een kleine webshop en vooralsnog niet de intentie om groot te worden, dus ik wil zelf mijn facturen sturen op de manier waarop ik dat zelf wil. Dus geen ‘standaard’ factuur sturen via WooCommerce of wat voor plugin ook.
    Kan ik dit uitzetten?

    1. Standaard wordt er geen factuur verzonden, enkel een besteloverzicht. Alle e-mails zijn echter uit te schakelen bij WooCommerce -> Instellingen -> E-mails.

  3. Hallo Maikel
    Allereerst bedankt voor je tutorials, deze hebben mij enorm geholpen!
    Wel heb ik een vraag over de WooCommerce PDF invoice plugin die je hier noemt. Inhoudelijk ziet het er prima uit, Een flat fee ipv abonement vind ik ook aantrekkelijk. Alleen zie ik dat deze plugin in 2020 voor het laatst een update gehad heeft. Mijn vraag is dus, is deze plugin nog actueel? Of kan ik beter een andere kiezen, en zo ja welke is dan een goed alternatief?

  4. Hoi,

    Ik heb de plug-in gedownload via jouw link en alles ingesteld.

    Bijna alles gaat goed, alleen op een totaalbedrijf van 255 euro, komt hij er in de PDF er als volgt uit bij totaal:
    €255,004

    De bedragen kloppen wel, maar die toevoeging van ,004 is onnodig. Ik heb de handleiding van de plugin zelf ook al bekeken, maar biedt geen oplossing.

    1. Ik zou even een mailtje sturen naar de makers van de plugin, die zullen je er ongetwijfeld meer over kunnen vertellen. Ik zou ook niet direct weten hoe dat ontstaat op jouw website.

  5. Hey Maikel,

    Bedankt voor de tips. Ik gebruik nu ook de Woocommerce PDF invoices plugin in combinatie met de WooCommerce EU VAT number plugin en ik wil het BTW-nummer van de klant weergeven op de factuur.

    Ik heb de {{vat_number}} macro toegevoegd in het Custom block #1 zoals in de documentatie wordt beschreven.

    Maar het werkt niet. Het BTW-nummer wordt niet getoond op de factuur.

    Ik vermoed dat de auteur van de EU VAT-number plugin de naam van deze record heeft veranderd. Dus daarom wou ik even vragen of dit voor jou nog werkt?

      1. Hey Mikel,

        Ik wou je nog bedanken voor deze tip. Het werkt nu en BTW-nummer wordt getoond zoals het hoort.

  6. Beste Maikel
    in dit artikel staat: Een aantal onderdelen die altijd op een factuur horen te staan zijn alle klantgegevens, een uniek factuurnummer, de datum van de factuur, het BTW percentage, en nog een aantal dingen meer.

    Mijn grote probleem… ik werk met de margeregeling en mag juist geen enkel BTW percentage tonen van de belastingdienst op de factuur. Dus ook niet zoals deze plugin ‘Optionally displays “Total excluding tax” row (required in some countries)’ heeft,

    Ik kan toch op heel internet (nog) niet vinden hoe dat dan moet. Misschien weet u het wel, in dit artikel kan ik het ook niet vinden.

  7. Goedemorgen Maikel,
    Zou je mij kunnen helpen met het volgende. Mijn klant levert aan particulieren, dus bedragen zijn incl. btw. Nu willen zij op de factuur ook het btw bedrag hebben. Weet jij hoe dit mot?
    Alvast bedankt, Jeannette

  8. Ik wil kunnen een factuur maken voor klanten die niet via webwinkel bestellen. maar dan zou ik wel een voorraad synchroisatie moeten hebben voor de artikelen over te nemen.

    Bestaat dit? ik heb ook al boekhoudsoftware gezocht voor dit maar ik zie het bos door de bomen niet.

  9. Hoi, ik heb deze plugin en alles werkte naar behoren. Echter heb ik sinds gisteren een foutmelding, maar ik weet niet wat er mis gaat.

    Ik krijg deze melding:
    Er heeft zich een kritieke fout voorgedaan op deze site. Controleer je site beheerder e-mail inbox voor instructies.

    Meer informatie over probleemoplossing in WordPress.

    Beschrijving Aant. Totaal

    Ik krijg geen mail oid. Ik heb de plugins gecontroleerd en alles staat zoals het er hoort te staan. Ik heb de plugin gedeactiveerd en weer geactiveerd.
    De Mollie payments plugin staat ook goed.

    Heb je een idee waar dit aan kan liggen? Anders ga ik op zoek naar een andere plugin, maar dat zou ik zonde vinden, want ik was hier blij mee en goed mee geholpen.
    Alvast bedankt.

    1. Zonder foutmelding kan ik het niet zeggen. Wellicht een conflict tussen plugins. Kijk ook altijd even of er niet een update is voor de plugin die je kunt doorvoeren. Soms moet je die handmatig doorvoeren.

  10. Hi, ik heb de betaalde plugin geïnstalleerd volgens jouw instructies maar ik zie nergens op de factuur de BTW apart tevoorschijn komen. Heb jij een idee wat ik dan verkeerd doe?

  11. Hoe kan ik in de gratis versie zien hoe mijn factuur eruit komt te zien? Ik val in de KOR regelen dus BTW n.v.t.

    1. Er is geen gratis versie van deze plugin. Hooguit een plugin met (bijna) dezelfde naam. Je kunt het echter bij alle plugins op hetzelfde manier zien, namelijk door een testbestelling te plaatsen.

  12. Hoe laat je het btw tarief op de factuur zien? In de gratis versie dan. Als ik voor elke plugin moet betalen kan ik net zo goed een studio in huren. :/

    1. Er is geen gratis versie van deze plugin. Dit zal hooguit een plugin zijn met dezelfde naam. Ik kan je hier dus niet bij helpen. Investeren in een facturen plugin lijkt mij verder eerlijk gezegd niet zo gek. Het kan enorm veel werk schelen, waardoor je het er zo uithaalt.

  13. Hey Maikel,

    Ik gebruik de plugin: Woocommerce PDF facturen maar mijn invoice # en order number blijven hetzelfde in 1 factuur. bijv.
    Invoice #: 365
    ordernumber: 365
    Hoe kan ik dit aanpassen? Ik maak gebruik van Moneybird boekhouding.
    Moet het dan wel aangepast worden? Het moet wel allemaal kloppen natuurlijk.

    Mvg,
    Luc

    1. Heb je het over deze plugin uit dit artikel of een andere (namen lijken altijd veel op elkaar)? Je zal moeten instellen dat de order id ingesteld staat voor de order number.
      Wanneer het om een andere plugin gaat heb ik geen tips voor je.

  14. Hi Maikel,

    Vraagje, als ik het BTW nummer van de klant op mijn factuur wil hebben staan, is deze plugin daar dan de juiste voor? In de gratis versie kan ik het nergens vinden.

    Alvast bedankt!

    1. Er is geen gratis versie van deze plugin (dit zal een andere zijn).
      De btw-nummer van een klant komt er pas op als deze ingevoerd kan worden op de website en je aangeeft dat dit veld ook op de factuur moet komen te staan. Ik heb het op de Webtalis academy ook werkend in combinatie met de EU vat number plugin.

      1. Dank je wel voor je antwoord.

        Het btw nummer kan men invullen op het afrekenveld via de plugin Checkout Fields, heb ik dit veld toegevoegd.
        Waar ik in vastloop, waar kan ik aangeven dat dit veld ook op de factuur moet komen te staan. Nu gebruik ik PDF facturen, voor de factuur maar in deze instellingen kan ik dit niet aangeven. Vandaar dat ik dacht dat deze plugin dan misschien de oplossing hiervoor is? Of heb je een ander idee?

    2. Heb precies hetzelfde probleem! BTW nummer kan ingegeven worden op check out pagina, maar komt niet op de PDF factuur te staan…

  15. Hoi, weet je ook een gratis plugin met btw ? Ik gebruik nu WooCommerce PDF Invoices & Packing Slips en heb net via jouw youtube kanaal voor het eerst btw ingevoerd. Of zou het even duren voor zoiets op de factuur zichtbaar is ?

  16. Werk ook met Woocommerce pdf factuur, alleen de nummer opeenvolging klopt niet. Type staat op opeenvolgend nummer, maar volgt niet juist op.

    Nummert mooi van 4112 naar 4122, gaat daarna naar 4171 en nummer daarna is 4214

  17. Hee Maikel,
    De plugin zojuist aangeschaft via jouw link onder de video.
    De instellingen zijn duidelijk in de plugin. Ook de pfd invoices zijn prima gegenereerd. Alleen: de klant ontvangt ze niet. Wat doe ik fout?

    1. Ontvangt de klant geen enkele WooCommerce mail? Dan zal het probleem liggen bij het versturen van de e-mails via je website en niet aan een instelling van de plugin.

      1. Hallo, lan deze plugin ook een onderscheid maken in factuurnummers voor particulieren en professionele klanten? Zodat je op voor de ene groep een nummering hebt beginnende met 20201 en de andere startende met 20202?

        1. Nee, dit kan niet met deze plugin. Ik heb helaas ook geen tip voor je welke plugin dit wel kan, aangezien ik er nog geen ben tegengekomen. Wellicht dat een koppeling met je boekhoud/factuur systeem in dit geval makkelijker is.

  18. Goedemiddag,
    Zojuist de plugin geïnstalleerd. Ziet er goed uit! Hoe kan ik er voor zorgen dat de webwinkel een kopie van de factuur ontvangt in de mail?

    1. Zelf krijg je het niet per mail als webwinkel zijnde. Je kunt alle facturen wel in een batch downloaden bij WooCommerce -> PDF invoice -> Download Batch. Via het besteloverzicht is het ook per bestelling te downloaden.

  19. Goede morgen,

    Ik heb een plugin geinstaleerd namelijk: WooCommerce PDF Invoices & Packing Slips

    Kan deze draaien naast de plugin hierboven? of doen die twee pluginns eigenlijk het zelfde?

    MVG
    Laurent Twint

  20. Hey, bedankt voor deze tip. Ik heb de plugin gekocht maar zie niet in hoe ik het BTW nr van de klant kan opvragen tijdens ordering hoe te displayen op de factuur. Zou je mij op weg willen helpen?