5 tips om minder tijd aan je mail te spenderen

Het is een goed teken voor je blog als je steeds meer mails in je inbox krijgt.

Wanneer je meer mails krijgt komen er vaak ook meer bezoekers op je website die een vraag hebben en jou als een expert zien op dat gebied.

Er zit alleen ook een nadeel aan het krijgen van veel e-mails.

Het kost steeds meer tijd om alle mails die binnenkomen individueel te beantwoorden. Voor je het weet ben je 1-2 uur bezig met het beantwoorden van mails.

Alle mails verwijderen zonder te kijken of te veel tijd spenderen om alle mails te beantwoorden is wat mij betreft niet de juiste manier om hiermee om te gaan.

Begint het je te veel tijd te kosten om alle mails te beantwoorden? Hieronder kun je 5 tips lezen om te zorgen dat je minder tijd aan alle mails hoeft te spenderen die via je website binnenkomen.

#1 Probeer alle mails zo kort mogelijk te houden

Het is niet nodig om op alle mails uitgebreid in te gaan. Vaak kun je een mail in maximaal 5 regels beantwoorden. Je zegt dan alleen wat je echt wilt zeggen en slaat alle randzaken over.

Seth Godin probeert altijd zoveel mogelijk mail die hij binnen krijgt te beantwoorden en dit zullen veel meer mails zijn dan jij en ik krijgen. Hij beantwoord deze mails vaak in 2 zinnen, meer is niet nodig.

#2 Maak e-mail sjablonen

Wanneer je veel mail krijgt zie je op een gegeven moment vanzelf dat bepaalde vragen en verzoeken vaak gesteld worden. Je kunt deze mail beantwoorden en vervolgens datzelfde mailtje opslaan en als e-mail sjabloon gebruiken.

De volgende keer als je dezelfde vraag krijgt hoef je alleen nog maar een naam te veranderen en klaar ben je. Alles iedere keer opnieuw op een iets andere manier beantwoorden kost een stuk meer tijd en dat is onnodig.

#3 Ga goed om met veel gestelde vragen

Naast e-mail sjablonen kun je ook op een andere manier omgaan met veel gestelde vragen. Het is zelfs mogelijk om te zorgen dat je minder e-mails krijgt.

Wat je kunt doen is een FAQ (veel gestelde vragen) pagina op je website maken. Wanneer je keer op keer dezelfde vragen krijgt, kun je deze eenvoudig eenmalig beantwoorden op een FAQ pagina.

Vervolgens kun je aangeven op je contactpagina dat er een FAQ bestaat en deze het best eerst bekeken kan worden voordat er een mail je richting op wordt gestuurd.

Wanneer het om een uitgebreide vraag gaat is het ook een idee om er een compleet blogbericht over te schrijven.

Als je vervolgens toch nog een mail krijgt met een veel gestelde vraag, dan kun je verwijzen naar je FAQ of blogbericht met een link doorsturen en ben je klaar.

#4 Laat bezoekers reageren op artikelen

Uit eigen ervaring kan ik vertellen dat ik regelmatig vragen binnenkreeg die betrekking hadden op een artikel. Naar mijn mening is het zonde om dit soort vragen in je mailbox te ontvangen terwijl het bij een artikel op je website hoort. Wellicht gaan dit soort dingen bij jou net zo.

Omdat ik dit graag anders zag heb ik besloten om onder andere de volgende zin op de contactpagina te zetten:

“Vragen die met een artikel te maken hebben kun je het best als reactie bij het artikel zelf plaatsen. De reden hiervan is dat iedereen er op deze manier wat van kan leren. Ik geef dan ook altijd antwoord op vragen bij een artikel. Per mail bestaat de kans dat je geen antwoord krijgt op vragen over artikelen.”

Sinds ik bovenstaand stukje tekst op mijn contactpagina heb gezet is het aantal mails met vragen enorm afgenomen. Natuurlijk blijven de vragen wel komen via de artikelen, maar dit kun je nu afronden door het eenmalig te beantwoorden.

Het is ook gewoon daadwerkelijk zo dat je direct meer mensen kunt helpen als vragen bij een artikel gesteld en beantwoord worden.

#5 controleer je mail maximaal 2 keer per dag

Wanneer je alle mails altijd direct wilt beantwoorden kost het je meer tijd dan dat je er 2 keer per dag eens goed voor gaat zitten.

Het beantwoorden van een mail kost je wellicht niet meer tijd dan anders, maar het zorgt wel voor afleiding van je overige werkzaamheden.

Wanneer je een artikel aan het schrijven bent en je beantwoord tussendoor 2 mails, dan moet je er weer inkomen en bekijken waar je nou eigenlijk gebleven was. Dit is allemaal extra tijd die je kwijt bent door het beantwoorden van een mail.

Hoe ga jij met e-mails van je website om?

Krijg jij al veel e-mails via je website binnen met vragen of verzoeken? Hoe ga jij hiermee om en wat zijn voor jou de beste manieren om zo min mogelijk tijd te spenderen aan je mail? Laat het hieronder weten in de reacties.

Geef een reactie