Databank maken in WordPress met Document Library Pro

Met een WordPress databank kun je documenten op een eenvoudig te vinden manier presenteren op je website.

Dit is ideaal als je bezoekers documenten als PDFs, afbeeldingen, audio, en andere documenten wilt laten doorzoeken of downloaden. Je kunt het ook zien als een handige mogelijkheid om hulpbronnen te tonen.

WordPress heeft van zichzelf helaas niet een functionaliteit waarmee je dit kunt bereiken. Daarnaast kun je alleen documenten toevoegen via de mediabibliotheek, waardoor je het overzicht al snel kwijt bent.

Gelukkig kan een WordPress document library plugin je hier goed bij helpen. In dit artikel laat ik je zien welke plugin je hiervoor kunt gebruiken en wat de mogelijkheden zijn.

Inhoudsopgave: Databank met Document Library Pro

Wat is een databank?

Een databank in WordPress is een manier om documenten als PDFs, excelsheets, Word, afbeeldingen, audio en nog andere type documenten op te slaan en weer te geven op je website.

Je kunt bijvoorbeeld een databank gebruiken om alle bronnen te laten zien over een bepaald onderwerp, zodat je bezoekers alle informatie kunnen vinden. Dit kan heel eenvoudig doordat je documenten hebt ingevoerd, te sorteren zijn met filters en eventueel beschrijvingen kunt toevoegen, waardoor het zoeken makkelijker wordt.

Uiteraard was dit slechts één voorbeeld. Het maakt niet uit of je 10 of 1000 documenten hebt, je kunt een databank op heel veel manieren gebruiken. Het start echter allemaal met een goedwerkende plugin.

WordPress Document Library plugin

Om een databank te maken in WordPress kun je de plugin Document Library Pro gebruiken. Dit is de enige plugin die ik tot dusver heb gevonden met deze functionaliteiten en die ook goed functioneert. Met Document Library Pro kun je:

• Documenten aan WordPress toevoegen. Dit kun je één voor één doen of je kunt documenten in bulk uploaden.
• Documenten beheren: Er komt een speciaal menu-item “Documents” waarin je al je documenten eenvoudig kunt beheren. Het staat dus los van de mediabibliotheek, wat wel zo prettig is.
• Alle bestandstypes toevoegen die je kunt verzinnen: Er is ondersteuning voor alle bestandstypes. Daarnaast heb je de mogelijkheid om deze op te slaan in WordPress of je kunt linken naar documenten die extern staan opgeslagen (bijvoorbeeld op Dropbox, Google Drive, Office 365 of YouTube).
• Extra informatie opslaan voor elk document: Maak je databank toegankelijker door extra informatie als titels, samenvatting, volledig beschrijving en afbeeldingen toe te voegen.

Wanneer je vervolgens alle documenten netjes in het systeem hebt staan kunnen je bezoekers hiervan profiteren. Zo is het mogelijk om:

• Een lijst maken met alle document: Dit kan met zoekfunctie, tabel die te sorteren is, filters of in een grid layout.
• Documenten, audio en video insluiten: Los van downloadlinks kun je documenten, audio en video direct op je website tonen. Ja, je kunt zelfs muziek en video direct afspelen vanaf de databank pagina.
• Bezoekers een downloadmogelijkheid geven: Je kunt bezoekers downloadopties geven aan de hand van knoppen, tekstlinks of icoontjes van het bestandstype.
• Maak meerdere aparte documentenbibliotheken voor verschillende categorieën: Wil je controle over welke documenten in welke databank wordt weergegeven? Dit is handig wanneer je aparte pagina’s wilt maken voor documenten, case studies, publicaties, resources en ga zo maar door.
• Individuele documentpagina’s: Zodra je een document toevoegt, zal er automatisch een individuele pagina gemaakt worden. Hierop kun je extra informatie over het document weergeven of je hebt de mogelijkheid om dit uit te schakelen.

Wat voor soort documenten kun je weergeven?

De Document Library Pro plugin kan iedere bestandstype aan. Je kunt dus probleemloos dit soort bestanden uploaden voor in je databank.

• Iedere bestandstype: PDF, DOC, XLS, PPT, EPUB, Google Docs, Google Sheets, Video, Audio, etc.
• Bedrijfsdocumenten: contactlijsten, datasets, documentatie, financiele spreadsheets, formulieren, handleidingen, instructies, licentie overeenkomsten, templates, white papers, worksheets, algemene voorwaarden en ga zo maar door.
• Promotionele documenten: Case studies, flyers, marketing materiaal, Keynote of PowerPoint presentaties.
• Specifieke industrie documenten: Blueprints, manuscripts, muzieksheets en kaarten.
• Persoonlijke documenten: Recepten, downloadbare kinderactiviteiten (tekeningen, puzzels, etc.), voedingsgidsen, speurtochten.
• WordPress audio en video galerij: Je kunt foto’s, muziek en video in een galerij laten zien.

Hoe maak je een databank in WordPress?

Lijkt de Document Library Pro plugin je wat? Dan wil je natuurlijk ook weten hoe je vervolgens je eigen databank kunt maken.

Dit gaan we in een aantal eenvoudige stappen doen.

• Document Library Pro plugin installeren.
• Documenten toevoegen.
• Jouw databank op je website weergeven.

Document Library Pro plugin installeren

Om te beginnen heb je de Document Library Pro plugin van Barn2 nodig. Zodra je deze plugin hebt aangeschaft, kun je de plugin net zoals iedere WordPress plugin installeren via Plugins → Nieuwe plugin.

Eenmaal de plugin geïnstalleerd krijg je een nieuw menu-item genaamd Documents. Wanneer je naar Documents → Settings gaat kun je de plugin activeren met de licentiecode die je hebt gekregen. Je kunt dit vinden in je account op Barn2 of in de e-mail die je hebt ontvangen van je bestelling.

Je kunt op deze pagina tevens direct aangeven welke velden met informatie je wilt weergeven bij je documenten en welke niet.

Documenten en andere data toevoegen

We kunnen nu gaan starten met het toevoegen van documenten. Dit kan per document of in bulk (meerdere tegelijkertijd). Laten we starten met hoe je document voor document kunt toevoegen, want dit is net zo eenvoudig als het toevoegen van een bericht of pagina in WordPress.

Documenten handmatig toevoegen

Om een document toe te voegen kun je klikken op Documents → Add New. Je komt dan op bewerkpagina waar je de volgende opties ziet staan.

Voeg alle informatie toe over het document die je wilt weergeven. Denk hierbij aan de naam (titel) en korte beschrijving (excerpt). De File Size optie die je rechtsonder op de pagina ziet staan kun je negeren als het een downloadbaar document is, want dit zal dan automatisch gegenereerd worden.

Voor het grote vak waar je tekst aan toe kunt toevoegen kun je een beschrijving toevoegen, het veld volledig leeglaten of je kunt de volledige tekst van een document toevoegen. Eventueel inclusief afbeeldingen, audio of video.

Gaat het echt puur om het document dat je wilt uploaden, dan kan je rechtsboven bij Document link het document toevoegen. Je kunt dit doen door het bestand te uploaden of een URL van het document toe te voegen. Wanneer je het volledige document al in het tekstvak hebt toegevoegd kun je hier voor ‘None’ kiezen.

Vergeet tot slot niet om categorieën te selecteren of aan te maken als je deze nog niet hebt, zodat je de databank goed overzichtelijk kunt houden. Hetzelfde geldt natuurlijk voor tags.

Wanneer je alles succesvol hebt toegevoegd kun je op Publiceren klikken. Wil je nog meer documenten handmatig toevoegen, dan kan dit op precies dezelfde manier als hierboven beschreven staat.

Documenten importeren

Er zijn drie verschillende manieren om documenten in de Document Library Pro plugin te importeren:

Bestanden uit de mediabibliotheek importeren:

De mediabibliotheek en deze plugin staan los van elkaar. Wanneer je al bestanden op je website hebt staan, kun je deze eenvoudig toevoegen door naar de Mediabibliotheek te gaan.

Je kunt nu alle bestanden selecteren via bulkacties en vervolgens kun je op de optie “Add to Document Library” selecteren. Alle documenten zullen nu aan “Documents” toegevoegd worden, waarna je deze weer handmatig verder kunt bewerken mocht dit nodig zijn.

Documenten uploaden met Drag and Drop

Wanneer je naar Documents → Import gaat heb je de mogelijk om bij de drag and drop bestandsuploader te komen.

Alle documenten die je upload kun je vervolgens weer bewerken in de “Documents” sectie, zodat je extra informatie kunt toevoegen.

CSV uploadmogelijkheid

Als laatste optie kun je ook nog een CSV-bestand uploaden. Dit is de optie als je honderden of zelfs duizenden documenten wilt uploaden. Het CSV-bestand kun je maken met elk spreadsheet programma die je maar wilt. Denk bijvoorbeeld aan Google Sheets of Microsoft Excel.

Om een CSV-bestand te maken kun je het best altijd met een voorbeeld CSV-bestand van Barn2 zelf starten. Op deze manier weet je zeker dat alle kolommen goed zijn ingericht, waardoor jouw import zonder problemen zal wel werken.

Wanneer je CSV-bestand klaar is kun je deze opslaan en naar Documents → Import gaan.

Hier kun je het CSV-bestand selecteren die je wilt uploaden en vervolgens kun je op continue klikken.

Je kunt nu aangeven wat voor velden je wilt toevoegen en waaraan je dit zou willen toevoegen. Wanneer je het voorbeeld bestand gebruikt zal dit allemaal heel duidelijk en gemakkelijk in te vullen zijn. Wanneer je klaar bent kun je op Run the importer klikken om alles te importeren. Hierna kun je alles direct op je website tonen.

Databank tonen op je website

Ik hoop dat wat invoeren betreft je ondertussen alles duidelijk is geworden. We hebben dan nog iets heel belangrijks te doen en dat is natuurlijk de databank die je hebt gemaakt weergeven op de voorkant van je WordPress website.

Je kunt diverse dingen instellen als je naar Documents → Settings gaat en vervolgens naar het tabblad Document libraries.

Je kunt hier de basis instellingen configureren die altijd gebruikt worden, maar dit is altijd weer te overschrijven door handmatig een shortcode te gebruiken.

Zo kun je bij Document Library Page aangeven op welke pagina van je website je jouw databank wilt laten weergeven. Uiteraard kun je dit met een shortcode ook altijd nog toevoegen.

Door Folder aan te vinken structureer je jouw databank automatisch in mappen in plaats van een enkele lijst met alle documenten. Er zal een map komen voor iedere categorie die je hebt aangemaakt.

Bij Columns heb je de mogelijkheid om aan te geven wat voor informatie getoond wordt in de databank. Je hebt hier heel veel opties voor.

Onder het kopje Document links staan opties waarmee je controle hebt over de download knop die in het kolom “links” komt te staan. Je kunt er een tekstlink, knop of bestandstype icoon van maken. Je hebt verder ook invloed op het gedrag van de link. Moet deze bijvoorbeeld in een nieuw tabblad openen of krijgen mensen direct het document te zien?

Verder is er ook nog de optie Filters. Dit is met name handig wanneer je veel documenten hebt in jouw databank. Je kunt dan een filter dropdown menu maken om mensen te helpen om iets makkelijker te vinden. Je kunt filteren op categorie, tags of een ander aangepaste taxonomie.

Dit waren een beetje de belangrijkste opties. Kijk gerust op de instellingenpagina wat je nog meer zou willen instellen voor je website.

WordPress databank layout instellen

Je zag bij de instellingen niet een optie staan die ging over de layout die de databank moet krijgen. Er zijn echter wel degelijk twee verschillende opties met de Document Library Pro plugin. Je hebt namelijk een tabel en grid layout.

De tabellen layout is de standaard layout en ziet er als volgt uit.

Je hoeft voor deze layout niks anders toe te voegen aan de shortcode, maar als je het toch zou willen specificeren in de shortcode, dan kun je het op deze manier toevoegen:

[doc_library layout="table"]

Wil je het iets visueler krijgen, dan kom je al snel terecht bij de grid layout terecht. Een grid layout voor je databank ziet er als volgt uit:

Om deze layout zichtbaar te krijgen op je website kun je de volgende shortcode gebruiken:

[doc_library layout="table"]

Kan ik mijn databank beschermen?

Het kan heel goed zijn dat je een databank wil maken voor intern gebruik. Het is dan niet fijn als iedere bezoeker van de website hierbij kan komen.

Standaard zit hier niet direct een beschermoptie in, maar Barn2 heeft nog een plugin genaamd Password Protect Categories. Hiermee kun je jouw databank beschermen met een wachtwoord of enkel beschikbaar maken voor een groep ingelogde gebruikers.

Conclusie Document Library Pro

De Document Library Pro plugin is de enige plugin die ik op dit moment kan aanraden als het gaat om het maken van een databank op een WordPress website.

Het is eenvoudig te gebruiken en wat ik er zelf met name fijn aan vind is dat het volledig losstaat van de mediabibliotheek. Dit komt niet vaak voor bij plugins, maar is wel echt een stuk prettiger voor het overzicht.

Hopelijk heeft dit artikel je geholpen met de start van het creeren van je eigen databank in WordPress.